Privatlivspolitik – CPH ID kort, crews og visitors

Senest opdateret: 13. november 2019

Denne privatlivspolitik (”politikken”) forklarer, hvordan Københavns Lufthavne A/S (”CPH”) behandler personoplysninger om dig, når du ansøger om og anvender et ID kort, besøger lufthavnen som crew eller visitors (besøgende), anvender portalen CPH Now, eller andre services, der henviser til denne politik. Politikken omhandler også den behandling af personoplysninger, der sker som led i din færden og adgang til CPH’s område. Politikken supplerer, men erstatter ikke, øvrige politikker og vilkår, som måtte være fastsat af CPH.

Politikken gælder for Københavns Lufthavn, Kastrup og Roskilde Lufthavn.

Der findes en særskilt privatlivspolitik, der gælder behandlingen af personoplysninger i forbindelse med anvendelse af lufthavnen og vores services som passager/kunde. Denne kan findes her: CPH.dk/privatliv.


Det er afgørende for CPH, at du kan føle dig tryg ved behandlingen af de personoplysninger, som vi kommer i besiddelse af, når du eksempelvis befinder dig i lufthavnen, bruger dit CPH ID kort, tilmelder dig eller anvender en af vores services.

Dataansvarlig

Dine personoplysninger behandles af Københavns Lufthavne A/S, Box 74, Lufthavnsboulevarden 6, 2770 Kastrup, Danmark som dataansvarlig. 

Databeskyttelsesrådgiver

CPH har udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO), som du er velkommen til at kontakte, hvis du måtte have spørgsmål eller lignende til den måde, vi behandler personoplysninger på. Vores DPO kan kontaktes på privacy@cph.dk.

Obligatoriske oplysninger

Oplysninger, der er markeret med * nedenfor, er obligatoriske. Konsekvensen af, ikke at udlevere oplysningerne er, at CPH ikke kan udstede et ID kort til dig eller ikke kan tilbyde de services, du anmoder om.

Dine rettigheder

Du har naturligvis ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af de personoplysninger, vi behandler om dig i CPH. Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Du har naturligvis også ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du ikke er tilfreds med behandlingen af dine personoplysninger. 

Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring. Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke. Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). 

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde - dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Oplysninger fra andre kilder

Når CPH indsamler information fra andre kilder end dig, kan denne/disse kilder være:

  1. Din arbejdsgiver
  2. Offentlige myndigheder, herunder politiet

Overførsel til tredjelande

De oplysninger vi indsamler vil fortrinsvist, og så vidt muligt, blive behandlet og opbevaret inden for EU og det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (“EØS”). I visse situationer behandles oplysninger dog i såkaldte tredjelande (lande uden for EU/EØS). For overførsler til tredjelande, der betragtes som usikre, har vi truffet tilstrækkelige foranstaltninger, eksempelvis ved at sikre, at modtageren er bundet af EU Kommissionens' standardkontrakter, eller fsva. USA er omfattet af Privacy Shield-ordningen. I øvrige tilfælde har vi truffet de nødvendige foranstaltninger i overensstemmelse med forordningens artikel 49.1, b-e. Du kan anmode om en kopi af relevant overførselsgrundlag, ved at rette henvendelse til vores DPO, jf. ovenstående afsnit.

Opdatering af privatlivspolitikken

Vi vil løbende foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Det kan du tjekke ved at se på datoen nederst på siden. Hvis der foretages væsentlige ændringer i politikken, vil vi orientere dig herom samt konsekvenserne af ændringerne.  

Ved at klikke på emnerne nedenfor kan du se hvilke behandlinger af personoplysninger, der gælder for de forskellige dele af CPH.

Politikken gælder for følgende områder:

1. Ansøgning om og administration af ID kort samt visitors
 

I forbindelsen med ID kort og visitoradgang (besøg) behandler CPH en række personoplysnin-ger. Dette gælder både for at kunne behandle ansøgning, administration samt kontrol af ad-gang.

1.1 De personoplysninger, der behandles om dig, er:

  • Stamoplysninger*: ID kort stamdata, herunder navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, CPR-nummer, fødeby, køn, arbejdsgiver, stillingsbetegnelse, arbejdsopgaver, nationalitet, ID kort nr., ID kort udløbsdato, portrætbillede.
  • ID kort*: Godkendelse fra politiet til at udstede ID kort, ID kort adgangsrettigheder og log over anvendelsen, gennemførte kurser og tilladelser.
  • Visitors*: Navn, adresse, virksomhed/firma, dato, formålet med besøget og længde, ledsa-ger, ID, samt portrætbillede.

1.2 Formål

CPH behandler oplysningerne til følgende formål:

  • at opfylde de til enhver tid gældende lovgivningsmæssige krav (herunder luftfartsloven, forordning (EF) nr. 300/2008 mv.), som pålægger CPH at føre kontrol med adgang og færdsel på CPH’s område,
  • vedligeholdelse af fortegnelser vedrørende nødvendig træning og kurser, herunder adgangsrettigheder.

1.3 Behandlingsgrundlag

Overholde en retlig forpligtelse (persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra c)

  • CPH er i henhold til luftfartsloven, som nævnt ovenfor, forpligtet til at registrere en række oplysninger, når du ansøger om og får udleveret et ID kort.
  • Udstedelse af ID kort sker på baggrund af godkendelse fra politiet.

1.4 Modtagere

  1. Offentlige myndigheder i det omfang det er nødvendigt; herunder politiet til brug for behandlingen af din ansøgning
  2. Hvis det følger af en domstolsafgørelse, eller hvis det er påkrævet eller hjemlet efter gældende lovgivning
  3. Din arbejdsgiver

Oplysninger afgivet af dig eller din arbejdsgiver i forbindelse med din ID kort ansøgning videregives til politiet med henblik på godkendelse.

1.5 Sletning

  • Almindelige oplysninger slettes 5 år efter, at du har afleveret dit CPH ID kort.
  • Visitor: Oplysningerne slettes senest 5 år efter dit besøg.
2. Rapporter, sanktionering og ansvar
 

I forbindelse med rapporter og evt. sanktionering af overtrædelser, i henhold til Sanktionskataloget (Lokale Bestemmelser, Appendix 16), behandler CPH en række oplysninger. Dette gælder tillige i sager hvor der skal fastlægges et ansvar for hændelser på lufthavnens område, herunder erstatningsansvar. 

 

2.1 CPH kan behandle følgende almindelige personoplysninger om dig:

Oplysninger i forbindelse med Security-, Hændelses- og Safety rapporter, herunder navn, ID kort nr., arbejdsgiver, hændelsesbeskrivelse mv.

  • Oplysninger om sanktioner pålagt efter Sanktionskataloget (Lokale Bestemmelser, Appendix 16).
  • Oplysninger om ansvar i forbindelse med hændelse på lufthavnens område, herunder erstatningsansvar. I denne forbindelse kan tv-overvågning blive anvendt.

2.2 CPH kan behandle følgende følsomme personoplysninger om dig:

  • Helbredsoplysninger: CPH behandler i det omfang det er nødvendigt oplysninger om helbredsforhold, herunder særligt oplysninger om ulykker og hændelser, der kan involvere oplysninger om sygdom eller evt. brug og misbrug af alkohol eller narkotika.

2.3 CPH kan behandle følgende oplysninger vedrørende lovovertrædelser om dig:

  • Oplysninger om strafbare forhold kan forekomme i forbindelse med eventuelle indberetninger fra CPH’s whistleblowerordning eller i forbindelse med behandling af hændelser i CPH, der strider mod de af CPH eller myndighederne fastsatte regler.

2.4 Formål

CPH behandler oplysningerne til følgende formål:

  • at registrere og håndhæve overtrædelser af Lokale Bestemmelser, Appendix 16,
  • at dokumentere Security og Safety relaterede hændelser,
  • at efterforske eventuelle strafbare forhold i forbindelse med indberetninger fra CPH’s whistleblower hotline, og
  • at evt. retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

2.5 Behandlingsgrundlag

CPH behandler almindelige personoplysninger om dig, baseret på følgende behandlingsgrundlag:
- Overholde en retlig forpligtelse (forordningens art. 6, stk. 1, litra c):

  • CPH er i henhold til luftfartsloven, som nævnt ovenfor, forpligtet til at registrere en række oplysninger, når du får udleveret et ID kort.
  • Indberetning til myndigheder, herunder politi og Trafik-, bygge- og boligstyrelsen mv.

CPH behandler følsomme personoplysninger om dig, baseret på følgende behandlingsgrundlag:

  • Behandling er nødvendig af hensyn til væsentlige samfundsinteresser på grundlag af EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, herunder de danske luftfartsregler, som CPH er underlagt (forordningens art. 9, stk. 2, g)
  • I tilfælde af klager eller erstatningskrav, behandles oplysningerne - både almindelig og følsomme - i overensstemmelse med persondataforordningens artikel 9.2.F (for at retskrav kan fastlægges eller forsvares).

CPH behandler oplysninger om strafbare forhold om dig, på følgende behandlingsgrundlag:

  • Behandlingen sker til varetagelse af væsentlige private interesser jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 3, jf. forordningens artikel 10.

2.6 Modtagere

CPH kan videregive relevante personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

  1. Offentlige myndigheder i det omfang det er nødvendigt; herunder politiet til brug for behandlingen af din ansøgning
  2. Hvis det følger af en domstolsafgørelse, eller hvis det er påkrævet eller hjemlet efter gældende lovgivning
  3. Din arbejdsgiver, såfremt det er nødvendigt af driftsmæssige eller Safety/Security hensyn, og med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
  4. Advokater og forsikringsselskaber i forbindelse med behandling af tvistsager.

2.7 Sletning

Oplysninger, som er indeholdt i optagne rapporter, slettes efter senest 5 år. Oplysninger kan dog i visse tilfælde opbevares længere, såfremt de er relevante i trænings-/uddannelse.
Oplysninger om sanktioner efter Lokale Bestemmelser, Appendix 16 slettes i overensstemmelse hermed.

3. Security og Tv-overvågning
 

For CPH er sikkerhed vigtigt og med henblik på at opfylde de sikkerhedskrav, som CPH er underlagt, behandler CPH en række oplysninger om dig, når du anvender og færdes i CPH.

Lufthavnens område, både landside og airside, er tv-overvåget. Tv-overvågningen kan efter en konkret vurdering indgå som baggrund for rapporter, sanktioner og i tvistsager, jf. forudgående afsnit.

3.1 De personoplysninger, der behandles i de forskellige sammenhænge i CPH, er:

  • Oplysninger i forbindelse med kontrol af adgangen til lufthavnens områder, herunder logning heraf.*
  • Tv-overvågning af lufthavnens områder.*

3.2 Formål

CPH behandler oplysningerne til følgende formål:

  1. at opfylde de til enhver tid gældende lovgivningsmæssige krav (herunder luftfartsloven, forordning (EF) nr. 300/2008 mv.), som pålægger CPH at føre kontrol med adgang og færdsel på CPH’s område,
  2. at opfylde Security og Safety relaterede krav,
  3. at understøtte driften på lufthavnens område, herunder koordinering mellem lufthavnens aktører, og
  4. at fastslå evt. erstatningskrav eller ansvarsgrundlag.

3.3 Behandlingsgrundlag

Overholde en retlig forpligtelse (forordningens art. 6, stk. 1, litra c)

  • CPH er forpligtet til at opfylde de til enhver tid gældende lovgivningsmæssige krav (herunder luftfartsloven, forordning (EF) nr. 300/2008 mv.), som pålægger CPH at føre kontrol med adgang og færdsel på CPH’s område,
  • Indberetning til myndigheder, herunder politi og Trafik-, bygge- og boligstyrelsen mv.

Retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares (forordningens art. 9, stk. 2, litra f)

  • I tilfælde af klager eller erstatningskrav, behandles oplysningerne - både almindelig og følsomme - i overensstemmelse med persondataforordningens artikel 9.2.F (for at retskrav kan fastlægges eller forsvares).

3.4 Modtagere

CPH kan videregive relevante personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

  1. Offentlige myndigheder i det omfang det er nødvendigt; herunder politi og Trafik-, bygge- og boligstyrelsen mv.
  2. Hvis det følger af en domstolsafgørelse, eller hvis det er påkrævet eller hjemlet efter gældende lovgivning.
  3. Din arbejdsgiver, såfremt det er nødvendigt af driftsmæssige eller Safety/Security hensyn, samt med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
  4. Advokater og forsikringsselskaber i forbindelse med behandling af tvistsager.

3.5 Sletning

Optagelser fra tv-overvågning slettes efter senest 30 dage. I særlige tilfælde og i forbindelse med en konkret sag kan oplysningerne opbevares i en længere periode.

3.6 Begrænsning af dine rettigheder

I forbindelse med tv-overvågning på CPH’s område er dine rettigheder efter persondataforordningens kapitel III begrænset som følge af persondataforordningens artikel 23.1, litra c. og d. Du har således ikke ret til indsigt i tv-optagelser, hvilket skyldes hensyn til:

  • den offentlige sikkerhed i Københavns Lufthavne,
  • forebyggelse, efterforskning, afsløring eller retsforfølgning af strafbare handlinger, og
  • beskyttelse mod og forebyggelse af trusler mod den offentlige sikkerhed i Københavns Lufthavne.
4. Anvendelse af CPH Now og bestilling af CPH services
 

I forbindelse med brugeres anvendelse af CPHs serviceportal CPH Now, behandler CPH en række oplysninger.

4.1 Personoplysninger der behandles, kan omfatte følgende:

1) navn, brugernavn og adgangskode*, 2) ID kort nr*., 3) arbejdsgiver*, 4) oplysninger om køb og levering af varer og tjenesteydelser, samt fejlmeldinger via CPH Now. *

4.2 Formål

CPH behandler oplysningerne til følgende formål:

  1. at informere dig om praktiske forhold i forbindelse med din arbejdsrelaterede tilstedeværelse i CPH, herunder målrettet driftsinformation og CPH nyheder via elektronisk post, push-beskeder (i CPH Now app).
  2. at kunne levere dig de tjenester, som du eller din arbejdsgiver efterspørger, herunder håndtere bestillinger og fejlmeldinger.
  3. vedligeholdelse af fortegnelser vedrørende nødvendig træning og kurser.

4.3 Behandlingsgrundlag

CPH kan behandler oplysninger i forbindelse med bestillinger af services, varer eller ydelser fra CPH, efter interesseafvejningsreglen (persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f).

De saglige formål, der forfølges, er:

  • Opfyldelse af CPH’s aftaler med samarbejdspartnere i CPH.

4.4 Modtagere

CPH kan videregive relevante personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

  1. Leverandører og samarbejdspartnere, som CPH samarbejder med, og som assisterer vores virksomhed (forstået som serviceudbydere, teknisk support, leverandørydelser).
  2. I forbindelse med bestilling, køb, salg eller opgaver på CPH Now.
  3. Din arbejdsgiver, såfremt det er nødvendigt i forbindelse med levering af servicen.

4.5 Sletning

Oplysninger slettes 5 år efter, at du har afleveret dit CPH ID kort.

5. Nyhedsbreve, konkurrencer og undersøgelser
 

Du har mulighed for at modtage diverse nyhedsbreve, deltage i vores konkurrencer og evt. svare på brugerundersøgelser.

5.1 Personoplysninger, der behandles, kan omfatte følgende:

  • Navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer
  • Oplysninger, du måtte afgive, som er nødvendige, som led i konkurrencen eller tilmelding til nyhedsbrev
  • Besvarelser af undersøgelser

5.2 Formål

Formålet med behandlingen af oplysninger er, at CPH kan sende dig ønskede nyhedsbreve, administrere konkurrencer og modtage svar på undersøgelser.

5.3 Behandlingsgrundlag

Oplysningerne anvendes alene med dit samtykke i overensstemmelse med persondataforordningens artikel 6.1.A. Du har naturligvis ret til at tilbagekalde dit samtykke på et hvilket som helst tidspunkt.

5.4 Modtagere

Relevante oplysninger kan, i det omfang det er nødvendigt i forbindelse med konkurrencer, videregives til samarbejdspartnere, som forretninger, spisesteder, flyselskaber mv.

5.5 Sletning

Oplysninger, som CPH behandler oplysninger i forbindelse med nyhedsbreve, behandles, indtil du måtte framelde dig nyhedsbrevet.
Oplysninger, som CPH behandler i forbindelse med konkurrencer, behandles, indtil konkurrencen er afgjort og slettes herefter, med mindre andet fremgår af konkurrencevilkårene for den enkelte konkurrence.
Oplysninger, som CPH behandler i forbindelse med besvarelse af undersøgelser, slettes eller anonymiseret senest 1 år efter modtagelse.

6. Træning af butiksansatte (CPH Academy)
 

I forbindelsen med udstedelse af ID kort til butiksansatte, gennemfører CPH undervisning i CPH Retail Academy.

6.1 Personoplysninger, der behandles, er følgende:

  1. gennemførte kurser og træning.*
  2. dato for ajourføring.*

6.2 Formål

Formålet med behandlingen er at uddanne butiksansatte, herunder at registrere medarbejdere, der har gennemført undervisning i CPH Retail Academy samt opfølgning herpå.

6.3 Behandlingsgrundlag

CPH kan behandler oplysninger om ID kort holdere i forbindelse med CPH Retail Academy, efter interesseafvejningsreglen (forordningens art. 6, stk. 1, litra f).

De saglige formål, der forfølges, er:

  • Træning og uddannelse af medarbejdere.

6.4 Modtagere

CPH kan videregive relevante personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

  1. Leverandører og samarbejdspartnere, som CPH samarbejder med, og som assisterer vores virksomhed (forstået som serviceudbydere, teknisk support, leverandørydelser).
  2. Din arbejdsgiver.

6.5 Sletning

Oplysninger slettes 5 år efter, at du har afleveret dit CPH ID kort.

7. CPH Web Trak (Håndtering af miljøklager)
 

CPH behandler løbende flere typer af miljøklager, herunder særligt støjklager. I den forbindelse har CPH offentliggjort oplysninger om de fly der anvender Københavns Lufthavn, Kastrup, via en online portal således at det er lettere at identificere det fly, som en konkret klage omhandler. CPH har i forbindelse med arbejdet med portalen lagt til grund, at der er tale om en behandling af personoplysninger. Oplysninger om fly kan følges via CPH Web Trak.

7.1 De personoplysninger der behandles er:

  • Flyregistrering*
  • Støjmålinger*
  • Oplysninger indeholdt i flyveplan, herunder højde og kurs*
  • Lokationsdata via radar*

7.2 Formål

Oplysningerne behandles med henblik på at kunne behandle klager over flytrafik, herunder støjklager og i denne forbindelse kunne henføre klagen til et konkret fly.

7.3 Behandlingsgrundlag

Oplysningerne der behandles vedrørende klager over flytrafik behandles i overensstemmelse med forordningens artikel 6.1.C, da behandlingen sker under iagttagelse af luftfartslovens regler samt artikel 6.1.E, da behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave i samfundets interesse.
Den samfundsinteresse, som behandlingen varetager, er at stille oplysninger om en offentlig aktivitet til rådighed for offentligheden, herunder at gøre det muligt at klage over flyvninger. Samfundsinteressen er også, at CPH kan besvare og administrere klager over flytrafik i CPH, samt præcist kunne fastslå hvilket fly der klages over.

7.4 Modtagere

Relevante oplysninger kan, i det omfang CPH er forpligtet hertil, videregives til relevante offentlige myndigheder, herunder Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen og relevante kommuner.

7.5 Sletning

Oplysninger i CPH Web Trak er alene tilgængelige for offentligheden 2 måneder tilbage.
I konkrete klagesager, kan relevante oplysninger behandles med henblik på den konkrete behandling og anonymiseres efter senest 5 år.

8. Besøg på CPH’s kontorer
 

Når du besøger CPH’s kontorer kan vi i forbindelse med dit besøg registrere og behandle dine personoplysninger, for at administrere dit besøg, herunder udstedelse af gæstekort og evt. op-følgning herpå.

8.1 De personoplysninger der behandles kan være:

  • Navn*
  • Virksomhed*
  • Mødeoplysninger, herunder dato, tidspunkt og emne*
  • CPH kontaktperson*

8.2 Formål

CPH bruger dine personoplysninger til at administrere dit besøg, herunder udstedelse af gæstekort og evt. opfølgning herpå.

8.3 Behandlingsgrundlag

Personoplysningerne behandles på baggrund af persondataforordningens artikel 6.1.F, da be-handlingen er nødvendig for at opfylde følgende legitime formål hos CPH:
• Registrering og administration af besøgende, herunder nødvendig opfølgning.

8.4 Modtagere

CPH kan videregive dine personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

  1. Til politiet på deres anmodning.
  2. Hvis følger af en domstolsafgørelse eller hvis det er påkrævet eller hjemlet efter gældende lovgivning eller overenskomster.

8.5 Sletning

De indsamlede personoplysninger anonymiseres/slettes senest 3 måneder efter besøgsdato.