Privatlivspolitik – CPH ID kort, crews og visitors

I forbindelsen med ID kort og visitoradgang (besøg) behandler CPH en række personoplysnin-ger. Dette gælder både for at kunne behandle ansøgning, administration samt kontrol af ad-gang.

1.1 De personoplysninger, der behandles om dig, er:

• Stamoplysninger*: ID kort stamdata, herunder navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, CPR-nummer, fødeby, køn, arbejdsgiver, stillingsbetegnelse, arbejdsopgaver, nationalitet, ID kort nr., ID kort udløbsdato, portrætbillede.
• ID kort*: Godkendelse fra politiet til at udstede ID kort, ID kort adgangsrettigheder og log over anvendelsen, gennemførte kurser og tilladelser.
• Visitors*: Navn, adresse, virksomhed/firma, dato, formålet med besøget og længde, ledsa-ger, ID, samt portrætbillede.

1.2 Formål

CPH behandler oplysningerne til følgende formål:

• at opfylde de til enhver tid gældende lovgivningsmæssige krav (herunder luftfartsloven, forordning (EF) nr. 300/2008 mv.), som pålægger CPH at føre kontrol med adgang og færdsel på CPH’s område,
• vedligeholdelse af fortegnelser vedrørende nødvendig træning og kurser, herunder adgangsrettigheder.

1.3 Behandlingsgrundlag

Overholde en retlig forpligtelse (persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra c)

• CPH er i henhold til luftfartsloven, som nævnt ovenfor, forpligtet til at registrere en række oplysninger, når du ansøger om og får udleveret et ID kort.
• Udstedelse af ID kort sker på baggrund af godkendelse fra politiet.

1.4 Modtagere

1. Offentlige myndigheder i det omfang det er nødvendigt; herunder politiet til brug for behandlingen af din ansøgning
2. Hvis det følger af en domstolsafgørelse, eller hvis det er påkrævet eller hjemlet efter gældende lovgivning
3. Din arbejdsgiver

Oplysninger afgivet af dig eller din arbejdsgiver i forbindelse med din ID kort ansøgning videregives til politiet med henblik på godkendelse.

1.5 Sletning

• Almindelige oplysninger slettes 5 år efter, at du har afleveret dit CPH ID kort.
• Visitor: Oplysningerne slettes senest 5 år efter dit besøg.

I forbindelse med rapporter og evt. sanktionering af overtrædelser, i henhold til Forseelseskataloget (Lokale Bestemmelser, Appendix 16), behandler CPH en række oplysninger. Dette gælder tillige i sager hvor der skal fastlægges et ansvar for hændelser på lufthavnens område, herunder erstatningsansvar. 

2.1 CPH kan behandle følgende almindelige personoplysninger om dig:

Oplysninger i forbindelse med Security-, Hændelses- og Safety rapporter, herunder navn, ID kort nr., arbejdsgiver, hændelsesbeskrivelse mv.

• Oplysninger om sanktioner pålagt efter Forseelseskataloget (Lokale Bestemmelser, Appendix 16).
• Oplysninger om ansvar i forbindelse med hændelse på lufthavnens område, herunder erstatningsansvar. I denne forbindelse kan tv-overvågning blive anvendt.

2.2 CPH kan behandle følgende følsomme personoplysninger om dig:

• Helbredsoplysninger: CPH behandler i det omfang det er nødvendigt oplysninger om helbredsforhold, herunder særligt oplysninger om ulykker og hændelser, der kan involvere oplysninger om sygdom eller evt. brug og misbrug af alkohol eller narkotika.

2.3 CPH kan behandle følgende oplysninger vedrørende lovovertrædelser om dig:

• Oplysninger om strafbare forhold kan forekomme i forbindelse med eventuelle indberetninger fra CPH’s whistleblowerordning eller i forbindelse med behandling af hændelser i CPH, der strider mod de af CPH eller myndighederne fastsatte regler.

2.4 Formål

CPH behandler oplysningerne til følgende formål:

• at registrere og håndhæve overtrædelser af Lokale Bestemmelser, Appendix 16,
• at dokumentere Security og Safety relaterede hændelser,
• at efterforske eventuelle strafbare forhold i forbindelse med indberetninger fra CPH’s whistleblower hotline, og
• at evt. retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

2.5 Behandlingsgrundlag

CPH behandler almindelige personoplysninger om dig, baseret på følgende behandlingsgrundlag:
- Overholde en retlig forpligtelse (forordningens art. 6, stk. 1, litra c):

• CPH er i henhold til luftfartsloven, som nævnt ovenfor, forpligtet til at registrere en række oplysninger, når du får udleveret et ID kort.
• Indberetning til myndigheder, herunder politi og Trafik-, bygge- og boligstyrelsen mv.

CPH behandler følsomme personoplysninger om dig, baseret på følgende behandlingsgrundlag:

• Behandling er nødvendig af hensyn til væsentlige samfundsinteresser på grundlag af EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, herunder de danske luftfartsregler, som CPH er underlagt (forordningens art. 9, stk. 2, g)
• I tilfælde af klager eller erstatningskrav, behandles oplysningerne - både almindelig og følsomme - i overensstemmelse med persondataforordningens artikel 9.2.F (for at retskrav kan fastlægges eller forsvares).

CPH behandler oplysninger om strafbare forhold om dig, på følgende behandlingsgrundlag:

• Behandlingen sker til varetagelse af væsentlige private interesser jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 3, jf. forordningens artikel 10.

2.6 Modtagere

CPH kan videregive relevante personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

1. Offentlige myndigheder i det omfang det er nødvendigt; herunder politiet til brug for behandlingen af din ansøgning
2. Hvis det følger af en domstolsafgørelse, eller hvis det er påkrævet eller hjemlet efter gældende lovgivning
3. Din arbejdsgiver, såfremt det er nødvendigt af driftsmæssige eller Safety/Security hensyn, og med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
4. Advokater og forsikringsselskaber i forbindelse med behandling af tvistsager.

2.7 Sletning

Oplysninger, som er indeholdt i optagne rapporter, slettes efter senest 5 år. Oplysninger kan dog i visse tilfælde opbevares længere, såfremt de er relevante i trænings-/uddannelse.
Oplysninger om sanktioner efter Lokale Bestemmelser, Appendix 16 slettes i overensstemmelse hermed.

Security og Safety er vigtigt for CPH og for at opfylde de sikkerhedskrav, som CPH er under-lagt, behandler CPH en række oplysninger om dig, når du anvender og færdes i CPH. 

Lufthavnens område, både landside og airside, er tv-overvåget. Tv-overvågningen kan efter en konkret vurdering indgå som baggrund for rapporter, sanktioner og i tvistsager, jf. forudgående afsnit.

3.1 De personoplysninger, der behandles i de forskellige sammenhænge i CPH, er:

• Oplysninger i forbindelse med kontrol af adgangen til lufthavnens områder, herunder logning heraf.*
• Tv-overvågning af lufthavnens områder.*

3.2 Formål

CPH behandler oplysningerne til følgende formål:

1. at opfylde de til enhver tid gældende lovgivningsmæssige krav (herunder luftfartsloven, forordning (EF) nr. 300/2008 mv.), som pålægger CPH at føre kontrol med adgang og færdsel på CPH’s område,
2. at opfylde Security og Safety relaterede krav,
3. at understøtte driften på lufthavnens område, herunder koordinering mellem lufthavnens aktører, og
4. evt. erstatningskrav eller ansvarsgrundlag, og
5. trænings- / uddannelsesmateriale med det eneste formål at dele læring og forbedre sikker-heden.

3.3 Behandlingsgrundlag

Overholde en retlig forpligtelse (forordningens art. 6, stk. 1, litra c)

• CPH er forpligtet til at opfylde de til enhver tid gældende lovgivningsmæssige krav (herunder luftfartsloven, forordning (EF) nr. 300/2008 mv.), som pålægger CPH at føre kontrol med adgang og færdsel på CPH’s område,
• Indberetning til myndigheder, herunder politi og Trafik-, bygge- og boligstyrelsen mv.

Retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares (forordningens art. 9, stk. 2, litra f)

• I tilfælde af klager eller erstatningskrav, behandles oplysningerne - både almindelig og følsomme - i overensstemmelse med persondataforordningens artikel 9.2.F (for at retskrav kan fastlægges eller forsvares).

3.4 Modtagere

CPH kan videregive relevante personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

1. Offentlige myndigheder i det omfang det er nødvendigt; herunder politi og Trafik-, bygge- og boligstyrelsen mv.
2. Hvis det følger af en domstolsafgørelse, eller hvis det er påkrævet eller hjemlet efter gældende lovgivning.
3. Din arbejdsgiver, såfremt det er nødvendigt af driftsmæssige eller Safety/Security hensyn, samt med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
4. Advokater og forsikringsselskaber i forbindelse med behandling af tvistsager.

3.5 Sletning

Optagelser fra tv-overvågning slettes efter senest 30 dage. I særlige tilfælde og i forbindelse med en konkret sag kan oplysningerne opbevares i en længere periode, f.eks. hvis oplysninger er relevante til træning/uddannelse.

3.6 Begrænsning af dine rettigheder

I forhold til tv-overvågningsoptagelser på CPH’s område kan dine rettigheder efter Persondataforordningens kapitel III, herunder artikel 15 om indsigt, begrænses i medfør af § 22, stk. 2, nr. 3 og 4, i databeskyttelsesloven. Du har således ikke ret til indsigt i tv-overvågningsoptagelser, hvis din interesse i at få kendskab til optagelserne findes at burde vige for afgørende hensyn til

• den offentlige sikkerhed i Københavns Lufthavn
• forebyggelse, efterforskning, afsløring eller retsforfølgning af strafbare handlinger
• beskyttelse mod og forebyggelse af trusler mod den offentlige sikkerhed i Københavns Lufthavn

Du bedes anføre en særlig begrundelse for din interesse i at få indsigt i optagelserne, eksempelvis ved at optagelserne (eller dele heraf) viser et forhold af særlig betydning for dig, f.eks. en faldulykke. Vi henviser i denne forbindelse til Datatilsynets afgørelse i Metro-sagen (Journalnummer 2018-832-0009).

I forbindelse med brugeres anvendelse af CPHs serviceportal CPH Now, behandler CPH en række oplysninger.

4.1 Personoplysninger der behandles, kan omfatte følgende:

1) navn, brugernavn og adgangskode*, 2) ID kort nr*., 3) arbejdsgiver*, 4) oplysninger om køb og levering af varer og tjenesteydelser, samt fejlmeldinger via CPH Now. *

4.2 Formål

CPH behandler oplysningerne til følgende formål:

1. at informere dig om praktiske forhold i forbindelse med din arbejdsrelaterede tilstedeværelse i CPH, herunder målrettet driftsinformation og CPH nyheder via elektronisk post, push-beskeder (i CPH Now app).
2. at kunne levere dig de tjenester, som du eller din arbejdsgiver efterspørger, herunder håndtere bestillinger og fejlmeldinger.
3. vedligeholdelse af fortegnelser vedrørende nødvendig træning og kurser.

4.3 Behandlingsgrundlag

CPH kan behandler oplysninger i forbindelse med bestillinger af services, varer eller ydelser fra CPH, efter interesseafvejningsreglen (persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f).

De saglige formål, der forfølges, er:

• Opfyldelse af CPH’s aftaler med samarbejdspartnere i CPH.

4.4 Modtagere

CPH kan videregive relevante personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

1. Leverandører og samarbejdspartnere, som CPH samarbejder med, og som assisterer vores virksomhed (forstået som serviceudbydere, teknisk support, leverandørydelser).
2. I forbindelse med bestilling, køb, salg eller opgaver på CPH Now.
3. Din arbejdsgiver, såfremt det er nødvendigt i forbindelse med levering af servicen.

4.5 Sletning

Oplysninger slettes 5 år efter, at du har afleveret dit CPH ID kort.

Du har mulighed for at modtage diverse nyhedsbreve, deltage i vores konkurrencer og evt. svare på brugerundersøgelser.

5.1 Personoplysninger, der behandles, kan omfatte følgende:

• Navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer
• Oplysninger, du måtte afgive, som er nødvendige, som led i konkurrencen eller tilmelding til nyhedsbrev
• Besvarelser af undersøgelser

5.2 Formål

Formålet med behandlingen af oplysninger er, at CPH kan sende dig ønskede nyhedsbreve, administrere konkurrencer og modtage svar på undersøgelser.

5.3 Behandlingsgrundlag

Oplysningerne anvendes alene med dit samtykke i overensstemmelse med persondataforordningens artikel 6.1.A. Du har naturligvis ret til at tilbagekalde dit samtykke på et hvilket som helst tidspunkt.

5.4 Modtagere

Relevante oplysninger kan, i det omfang det er nødvendigt i forbindelse med konkurrencer, videregives til samarbejdspartnere, som forretninger, spisesteder, flyselskaber mv.

5.5 Sletning

Oplysninger, som CPH behandler oplysninger i forbindelse med nyhedsbreve, behandles, indtil du måtte framelde dig nyhedsbrevet.
Oplysninger, som CPH behandler i forbindelse med konkurrencer, behandles, indtil konkurrencen er afgjort og slettes herefter, med mindre andet fremgår af konkurrencevilkårene for den enkelte konkurrence.
Oplysninger, som CPH behandler i forbindelse med besvarelse af undersøgelser, slettes eller anonymiseret senest 1 år efter modtagelse.

I forbindelsen med udstedelse af ID kort til butiksansatte, gennemfører CPH undervisning i CPH Retail Academy.

6.1 Personoplysninger, der behandles, er følgende:

1. gennemførte kurser og træning.*
2. dato for ajourføring.*

6.2 Formål

Formålet med behandlingen er at uddanne butiksansatte, herunder at registrere medarbejdere, der har gennemført undervisning i CPH Retail Academy samt opfølgning herpå.

6.3 Behandlingsgrundlag

CPH kan behandler oplysninger om ID kort holdere i forbindelse med CPH Retail Academy, efter interesseafvejningsreglen (forordningens art. 6, stk. 1, litra f).

De saglige formål, der forfølges, er:

• Træning og uddannelse af medarbejdere.

6.4 Modtagere

CPH kan videregive relevante personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

1. Leverandører og samarbejdspartnere, som CPH samarbejder med, og som assisterer vores virksomhed (forstået som serviceudbydere, teknisk support, leverandørydelser).
2. Din arbejdsgiver.

6.5 Sletning

Oplysninger slettes 5 år efter, at du har afleveret dit CPH ID kort.

CPH behandler løbende flere typer af miljøklager, herunder særligt støjklager. I den forbindelse har CPH offentliggjort oplysninger om de fly der anvender Københavns Lufthavn, Kastrup, via en online portal således at det er lettere at identificere det fly, som en konkret klage omhandler. CPH har i forbindelse med arbejdet med portalen lagt til grund, at der er tale om en behandling af personoplysninger. Oplysninger om fly kan følges via CPH Web Trak.

7.1 De personoplysninger der behandles er:

• Flyregistrering*
• Støjmålinger*
• Oplysninger indeholdt i flyveplan, herunder højde og kurs*
• Lokationsdata via radar*

7.2 Formål

Oplysningerne behandles med henblik på at kunne behandle klager over flytrafik, herunder støjklager og i denne forbindelse kunne henføre klagen til et konkret fly.

7.3 Behandlingsgrundlag

Oplysningerne der behandles vedrørende klager over flytrafik behandles i overensstemmelse med forordningens artikel 6.1.C, da behandlingen sker under iagttagelse af luftfartslovens regler samt artikel 6.1.E, da behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave i samfundets interesse.
Den samfundsinteresse, som behandlingen varetager, er at stille oplysninger om en offentlig aktivitet til rådighed for offentligheden, herunder at gøre det muligt at klage over flyvninger. Samfundsinteressen er også, at CPH kan besvare og administrere klager over flytrafik i CPH, samt præcist kunne fastslå hvilket fly der klages over.

7.4 Modtagere

Relevante oplysninger kan, i det omfang CPH er forpligtet hertil, videregives til relevante offentlige myndigheder, herunder Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen og relevante kommuner.

7.5 Sletning

Oplysninger i CPH Web Trak er alene tilgængelige for offentligheden 2 måneder tilbage.
I konkrete klagesager, kan relevante oplysninger behandles med henblik på den konkrete behandling og anonymiseres efter senest 5 år.

Når du besøger CPH’s kontorer kan vi i forbindelse med dit besøg registrere og behandle dine personoplysninger, for at administrere dit besøg, herunder udstedelse af gæstekort og evt. op-følgning herpå.

8.1 De personoplysninger der behandles kan være:

• Navn*
• Virksomhed*
• Mødeoplysninger, herunder dato, tidspunkt og emne*
• CPH kontaktperson*

8.2 Formål

CPH bruger dine personoplysninger til at administrere dit besøg, herunder udstedelse af gæstekort og evt. opfølgning herpå.

8.3 Behandlingsgrundlag

Personoplysningerne behandles på baggrund af persondataforordningens artikel 6.1.F, da be-handlingen er nødvendig for at opfylde følgende legitime formål hos CPH:
• Registrering og administration af besøgende, herunder nødvendig opfølgning.

8.4 Modtagere

CPH kan videregive dine personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

1. Til politiet på deres anmodning.
2. Hvis følger af en domstolsafgørelse eller hvis det er påkrævet eller hjemlet efter gældende lovgivning eller overenskomster.

8.5 Sletning

De indsamlede personoplysninger anonymiseres/slettes senest 3 måneder efter besøgsdato.

CPH indsamler oplysninger om dig i forbindelse med udstedelsen og din brug af medarbejder P-kortet. Denne behandling supplerer den generelle behandling af dine personoplysninger, som sker i forbindelse med brugen af vores parkeringsanlæg. Du kan læse mere herom her.

9.1 Udstedelse af medarbejder P-kort

Ved udstedelse af medarbejder P-kortet registrerer CPH visse oplysninger for at kunne administrere aftalen med din virksomhed. Oplysningerne, der indsamles til dette formål, er:

• Dit navn
• Din arbejdsgiver eller virksomhed

9.1.1 Formål

Formålet med behandling af oplysningerne er at administrere og udstede medarbejder P-kort til ansatte, som arbejder i lufthavnen.

9.1.2 Behandlingsgrundlag

Behandlingen af oplysningerne, der er forbundet med udstedelsen af dit medarbejder P-kort, er baseret på vores legitime interesse i at sikre korrekt administration af dit medarbejder P-kort i henhold til aftalen med din arbejdsgiver, jf. GDPR art. 6.1.f.

9.1.3 Modtagere

Vi kan dele dine personoplysninger, såsom navn og din arbejdsplads med vores IT-leverandører og support, som bistår os i vores virksomhedsdrift, herunder HUB Parking, der leverer vores parkeringssystem.

9.1.4 Sletning

Oplysninger, der indsamlet i forbindelse med udstedelsen af medarbejder P-kortet vil blive slettet efter 2 år efter tilbagelevering af P-kortet. Disse oplysninger opbevares for at kunne rapportere til din arbejdsgiver om brugen af P-kortet og for at et retskrav kan fastlægges eller forsvares.

Oplysninger, der er nødvendige for at overholde bogføringslovens regler, vil blive opbevaret i op til 5 år plus indeværende år.

9.2 Brug af medarbejder P-kort

De personoplysninger, der behandles i forbindelse med brugen af medarbejder P-kort i CPHs parkeringsanlæg, omfatter:

• Tidspunkt for indkørsel og udkørsel fra CPHs parkeringsanlæg
• Kortnummeret på dit medarbejder P-kort

9.2.1 Formål

Formålet med behandlingen af disse oplysninger er at administrere aftalen om medarbejderparkering mellem CPH og din arbejdsgiver. Dette sikrer, at P-kortet kun anvendes i en arbejdsmæssig sammenhæng

9.2.2 Behandlingsgrundlag

Behandlingen af oplysningerne, der er forbundet med brugen af dit medarbejder P-kort, baseres på vores legitime interesse i at sikre, at kortet kun anvendes i en arbejdsmæssig sammenhæng, jf. GDPR art. 6.1.f.

Hvis oplysningerne deles med din arbejdsgiver, sker dette på grundlag af vores legitime interesse i at kunne etablere eller forsvare retskrav, jf. GDPR art. 6.1.f.

9.2.3 Modtagere

Vi kan dele dine personoplysninger med vores IT-leverandører og support, som bistår os i vores virksomhedsdrift, herunder HUB Parking, der leverer vores parkeringssystem.

I tilfælde af mistanke om misbrug af dit medarbejder P-kort, kan oplysninger om brugen af dit medarbejder P-kort også deles med din arbejdsgiver.

9.2.4 Sletning

Oplysninger indsamlet i forbindelse med din brug af medarbejder P-kortet vil blive slettet efter 2 år fra udkørselstidspunktet. Disse oplysninger opbevares for at kunne rapportere til din arbejdsgiver om brugen af P-kortet og for at et retskrav kan fastlægges eller forsvares.

Oplysninger, der er nødvendige for at overholde bogføringslovens regler, vil blive opbevaret i op til 5 år plus indeværende år.