Formål
Vi behandler dine personoplysninger, så vi kan håndtere spørgsmål og forslag fremsat forud for generalforsamlingen, og spørgsmål og udøvelse af taleret under generalforsamlingen, samt udarbejdelse af referat af generalforsamlingen. Hvis spørgsmål besvares skriftligt forud for generalforsamlingen behandler vi dine oplysninger for at kunne fremlægge spørgsmål, svar og navn på spørger på general-forsamlingen. Hvis forslag optages på dagsordenen behandler vi dine personoplysninger (dit navn og forslaget) på blanketter til brug for afgivelse af fuldmagt eller brevstemme samt på dagsordenen. Blanketter, brevstemmer og dagsorden inklusiv fuldstændige forslag offentliggøres på vores hjemmeside. Endelig behandler vi dine personoplysninger ved udarbejdelse og offentliggørelse af referat af generalforsamlingen.
Kategorier af personoplysninger
Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:
Almindelige personoplysninger:
- navn.
- Dokumentation for din status som aktionær eller fuldmagtshaver,
- indhold af dit spørgsmål,
- indhold af dit forslag,
- indhold af dine udtalelser under generalforsamlingen
Kilder
Vi indsamler dine personoplysninger fra følgende kilder:
- Direkte fra dig, herunder når du afgiver oplysninger via vores aktionærportal, jf. ovenfor.
Behandlingsgrundlag
Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:
- Artikel 6.1.c - nødvendig for at vi kan overholde en retlig forpligtelse. Overholdelse af lovkrav i selskabslovens §§ 78, 90 og 101.
- Artikel 6.1.f - nødvendig for forfølgelsen af vores legitime interesse i at kunne identificere dig som aktionær eller fuldmagtshaver, således at du kan udøve dine rettigheder under generalforsamlingen.
Modtagere
Vi kan dele dine personoplysninger med:
- Leverandører, herunder IT-leverandører
- Offentligheden via offentliggørelse på hjemmesiden cph.dk i henhold til flagningsreglerne vedrørende storaktionærer
- Nasdaq Copenhagen A/S
- Offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen
Opbevaring
Vi vil opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt.
- Vi opbevarer dine personoplysninger i op til 5 år plus løbende regnskabsår efter at du ikke længere ejer aktier i CPH
- Indkaldelse til generalforsamlingen med dagsorden og fuldstændige forslag samt tilmeldinger, fuldmagter og brevstemmer opbevares i 5 år plus løbende regnskabsår efter generalforsamlingens afholdelse.
- Materiale som dokumenterer selskabets historie, trufne beslutninger mv. opbevares så længe selskabet eksisterer.