Revisions- og risikoudvalg
Kommissorium

Oplysninger om udvalget

Sammensætning
Udvalget består af mindst to og højest fem eksterne bestyrelsesmedlemmer, der udpeges af bestyrelsen for Københavns Lufthavne A/S (Copenhagen Airports A/S) ("CPH"), hvoraf den ene skal være formand.

Udvalgets medlemmer skal tilsammen råde over en sådan sagkundskab og erfaring, at det har en opdateret indsigt i og erfaring med finansielle forhold samt regnskabs- og revisionsforhold i selskaber, der har aktier optaget til handel på et reguleret marked. Derudover skal ét af medlemmerne både være uafhængig og have kvalifikationer inden for regnskabsvæsen eller revision. Udvalget kan give observatører tilladelse til at deltage i møderne.

Såfremt direktionen i CPH kun består af én anmeldt direktør, skal denne have de rettigheder og beføjelser i udvalget, der ellers tilkommer CEO'en og CFO'en.

Formand
Udvalgets formand udpeges af bestyrelsen. Bestyrelsens formand kan ikke være formand for udvalget.

Valgperiode
Udvalgets medlemmer udpeges af bestyrelsen for en treårig periode og kan højest sidde (uden at blive udpeget igen) indtil det første bestyrelsesmøde efter den tredje årsdag for udpegningen, hvorefter medlemmet kan genvælges for en eller flere treårsperioder.

Beslutningsdygtighed
Et flertal af udvalgsmedlemmer udgør et beslutningsdygtigt flertal.

Ledelsens deltagelse
CFO'en deltager normalt i møderne, medmindre revisorerne anmoder om, at direktionen ikke er til stede.

Revisors deltagelse
Udvalget og bestyrelsen skal mindst en gang årligt mødes med den eksterne revisor, uden at direktionen er til stede.

Mødefrekvens
Der holdes møder hvert kvartal og i øvrigt, hvis det efter formandens skøn er nødvendigt. Formanden skal indkalde til møde i udvalget, hvis et medlem af udvalget eller revisorerne anmoder herom. Formanden indkalder til møder i udvalget med sædvanligvis mindst otte dages varsel.

Rapportering
På bestyrelsens anmodning udarbejder udvalget en rapport, der kort beskriver udvalgets arbejde i det forløbne år.

Professionel bistand
Udvalget kan til enhver tid få professionel bistand til udførelsen af sit arbejde.

Adgang
Udvalget har inden for rammerne af dette kommissorium fri adgang til revisorerne, direktionen og de øvrige medlemmer af den øverste ledelse.

Koncernbeføjelser
Udover at behandle spørgsmål i relation til CPH vurderer udvalget også forhold, der berører de andre selskaber i CPH-koncernen (herunder både i helejede og majoritetsejede datterselskaber) ("CPH-koncernen").

Henvisninger til CPH i dette kommissorium skal - hvor det er relevant - også omfatte CPH-koncernen.

Udvalgets opgaver

Udvalgets primære formål er at bistå bestyrelsen i udførelsen af dennes regnskabs-, rapporterings- og revisionsopgaver samt i forbindelse med kontrol og risikostyring i CPH. Udvalget behandler eller gennemgår dog ikke forretningsplanen eller det overordnede budget.

Regnskabsaflæggelse
Udvalget gennemgår delårsresultatet og årsregnskabet for at sikre korrekt og rettidig udarbejdelse heraf og gennemgår den af CPH anvendte regnskabspraksis samt rapporteringskravene. Udvalget etablerer rammerne for og fører tilsyn med revisionen af CPH, idet det udgør bindeleddet mellem revisorerne og bestyrelsen.

Dette indebærer:

  • Gennemgang af regnskaberne, værdiansættelser og rapportering mv. sammen med CFO'en og de interne og eksterne revisorer og evt. indstilling heraf til bestyrelsens godkendelse
  • Overvågning af CPH's resultater
  • Som en uafhængig og objektiv part at gennemgå de regnskabsoplysninger, som direktionen fremlægger for aktionærer, tilsynsmyndigheder og offentligheden
  • Gennemgang af alle skriftlige finansielle rapporteringer inden offentliggørelse
  • Gennemgang og godkendelse af alle væsentlige ændringer i anvendt regnskabspraksis

samt derefter afgive de indstillinger til bestyrelsen, som udvalget måtte anse for hensigtsmæssige.

Inden godkendelse af årsrapporten og anden finansiel rapportering skal udvalget kontrollere og rapportere til bestyrelsen om:  

  • Regnskabspraksis på de væsentligste områder´
  • Væsentlige regnskabsmæssige skøn
  • Transaktioner med nærtstående parter
  • Usikkerheder og risici, herunder også i relation til forventningerne.

Kontakt til revisorerne
Udvalget har en tilsynsførende og evaluerende rolle i forhold til revisorerne og revisionen af CPH's regnskaber. 

Dette indebærer:

  • Afgivelse af indstilling til bestyrelsen om valg af eksterne revisorer
  • Planlægning af jævnlige møder med henblik på at opretholde en åben kommunikationslinje mellem bestyrelsen og de eksterne revisorer og sikre udveksling af synspunkter og informationer samt for at bekræfte de respektive parters bemyndigelse og ansvar
  • Gennemgang af vilkårene for den eksterne revision
  • Gennemgang af de eksterne revisorers revisionsplan og evaluering af effektiviteten af den eksterne revision
  • Gennemgang for at sikre, at direktionen ikke har pålagt revisorerne nogen begrænsninger
  • Vurdering af, om CPH's administrative, driftsmæssige og regnskabsmæssige praksis er tilstrækkelig og effektiv gennem aktiv kommunikation med direktionen og revisorerne
  • Anmodning om rapporter fra direktionen og revisorerne om eventuelle væsentlige regulatoriske, regnskabsmæssige eller rapporteringsmæssige forhold med henblik på at vurdere de mulige konsekvenser heraf for CPH's finansielle rapporteringsprocedure
  • Vurdering af, om CPH's revisionsprocedurer er tilstrækkelige, herunder (men ikke begrænset til) den administrative, driftsmæssige og regnskabsmæssige kontrol
  • En årlig vurdering af behovet for at etablere en intern revision
  • Udarbejdelse af anbefalinger om udvælgelse, ansættelse og afskedigelse af lederen af en eventuel intern revision og den interne revisions budget
  • Overvågning af direktionens opfølgning på en eventuel interne revisions konklusioner og anbefalinger
  • Vurdering af, om CPH's regnskabsmæssige og interne kontrolsystemer er tilstrækkelige, ved at gennemgå skriftlige rapporter fra revisorerne og kontrollere, at direktionen korrigerer eventuelle utilstrækkeligheder

samt fornøden rapportering til bestyrelsen.

Udvalget kontrollerer endvidere den eksterne revisors uafhængighed og afgiver indstillinger til bestyrelsen herom, herunder særligt i forbindelse med levering af supplerende ydelser til CPH-koncernen.

Interne kontroller
Udvalget overvåger CPH's interne kontrolsystemer for at sikre, at eventuelle systemsvagheder varsles på et tidligt tidspunkt. Dette omfatter:

  • Overvågning af, om selskabets interne kontroller overholdes, og bistand i forbindelse hermed
  • Vurdering af CPH's eksponering mod bedrageri og overvågning af kontrolforanstaltningerne for at minimere bedrageri
  • Overvågning af CPH's etiske politikker og praksis
  • Kendskab til de forretningsmæssige risici
  • Kendskab til den organisatoriske praksis for direktionen og til ufravigelige myndighedskrav. 

Risikostyring
Udvalget skal endvidere:

  • Identificere de væsentligste forretningsmæssige risici, herunder bl.a. miljø- og sikkerhedsmæssige risici, der er forbundet med realiseringen af CPH's strategi og overordnede mål, samt risici i forbindelse med regnskabsaflæggelsen
  • Modtage og behandle forslag vedrørende CPH's risikostyringspolitik
  • På baggrund af behandlingen af disse forslag, afgive en sådan indstilling til bestyrelsen, som udvalget måtte finde hensigtsmæssig
  • Efter bestyrelsens godkendelse af risikostyringspolitikken, overvåge implementeringen heraf i samråd med CEO'en og CFO'en
  • Kontrollere, at direktionen løbende rapporterer til bestyrelsen om udviklingen inden for de væsentligste risikoområder og om overholdelse af vedtagne politikker, rammer mv., således at bestyrelsen kan følge udviklingen og træffe de nødvendige beslutninger.

Miljø
Udvalget behandler rapporter og forslag i relation til:

  • Udarbejdelse og revision af miljøpolitikker og -strategier for at sikre overholdelse af gældende lovgivning
  • De nødvendige ressourcer for at implementere miljøpolitikker og -strategier
  • Måden, hvorpå disse politikker og strategier skal kommunikeres til lufthavnenes brugere og offentligheden i øvrigt

og afgiver de indstillinger til bestyrelsen, som udvalget måtte anse for hensigtsmæssige.

Udvalget overvåger det til enhver tid værende miljøstyringssystem og rapporterer herom til bestyrelsen.

Arbejdsmiljø
Udvalget behandler rapporter og forslag i relation til:

  • Udarbejdelse og ændring af arbejdsmiljøpolitikker og -strategier for CPH for at sikre overholdelse af gældende lovgivning og reducere risikoen for, at lufthavnens brugere, lejere og personale kommer til skade som følge af uheld
  • De nødvendige ressourcer for at implementere disse politikker og -strategier

og afgiver de indstillinger til bestyrelsen, som udvalget måtte anse for hensigtsmæssige.

Lufthavnssikkerhed
Udvalget behandler rapporter og forslag i relation til:

  • Væsentlige lovgivningsmæssige og politiske ændringer, der kan påvirke CPH's ansvar og forpligtelser inden for det relevante område
  • Lufthavnens kapacitet til at håndtere et stort antal mennesker på en sikkerhedsmæssig forsvarlig måde
  • Væsentlige sikkerhedsmæssige forhold, der relaterer sig til:
    • Kontrol med ID-kort til opretholdelse af flysikkerhed
    • trusler om terroristhandlinger
    • rapportering om sikkerhedsøvelser
    • tilsynsmyndighedernes rapportering om sikkerhedsgennemgange
    • brud på sikkerheden på områder, hvor der gælder restriktioner, eller områder, som er sterile
    • kriminalstatistikker

og rapporterer til bestyrelsen om øvrige sikkerhedsmæssige forhold, som bestyrelsen anmoder udvalget om at behandle.

Udvalget overvåger og rapporterer til bestyrelsen om opfyldelsen af CPH's sikkerhedsmæssige forpligtelser.

Flysikkerhed
Udvalget indhenter og gennemgår rapporter i relation til:

  • Tilstedeværelse af rapporteringssystemer med henblik på straks at gøre direktionen opmærksom på eventuelle svigt i lufthavnens sikkerhedssystem eller brud på flysikkerhedsreglerne
  • Implementering af en airside-sikkerhedspolitik, der omfatter hele personalet
  • Adskillelse af sikkerhedskontrolfunktionen og driftsansvaret
  • Udarbejdelse af en samlet sikkerhedsplan for hele lufthavnen, der er baseret på:
    • Eksisterende europæiske og internationale sikkerhedspolitikker og -procedurer
    • Et omfattende risikovurderingsprogram
    • Anvendelse af målbare og realistiske standarder
  • Kundgørelse af omfattende sikkerhedsmæssige ansvarsområder for alle medarbejdere, der er involveret i lufthavnens driftssikkerhed
  • Indførelse af en sikkerhedskultur, der sikrer:
    • At alle medarbejdere har en kontrolforpligtelse
    • At alle airside-medarbejdere samarbejder og koordinerer deres arbejde
    • At der kommunikeres med henblik på at sikre en høj grad af sikkerhed for alle medarbejdere
  • Måling af resultater i forhold til standarder, hvilket indebærer såvel aktiv overvågning for at sikre, at standarderne overholdes, og - såfremt der sker noget uforudset - reaktiv overvågning for at sikre, at noget tilsvarende ikke sker igen
  • Kontrolgennemgange for at sikre, at de fastsatte standarder overholdes og fortsat bør anvendes i lyset af praksis inden for lovgivning, teknologi, benchmarking og sikkerhed. I den forbindelse er følgende af væsentlig betydning for CPH's overholdelse af sikkerhedskravene:
    • Periodiske sikkerhedsgennemgange foretaget af parter, som er uafhængige af linjeledelsen, samt yderligere kontrol fra tilsynsmyndighedernes side
    • Rapportering om sikkerheden på bestyrelsesniveau
    • Benchmarking af sikkerheden i forhold til branchestandarder
    • Sikkerhedsledelse på tværs af alle airside-aktiviteter,

samt rapportering til bestyrelsen om øvrige sikkerhedsmæssige forhold, som bestyrelsen anmoder udvalget om at behandle.

Udvalget overvåger og rapporterer til bestyrelsen om opfyldelsen af CPH's sikkerhedsmæssige forpligtelser.

Særlige projekter
Udvalget kan til enhver tid iværksætte særlige kontroller eller undersøgelser i relation til alle CPH's driftsmæssige forhold.

Udvalget kan også gennemgå rapporter, som CPH modtager fra myndighederne, og føre tilsyn med direktionens reaktion herpå.